ТОВ і ФОП працюють в одному приміщенні: як розподілити оренду, комунальні та інші витрати
- 6 днів тому
- Читати 6 хв
Один магазин. Одне приміщення. Один рахунок за електроенергію, охорону та інтернет.
А бізнесів — два: ТОВ і ФОП.
Наприклад, ТОВ орендує магазин площею 200 м² і щомісяця сплачує:
оренду — 100 000 грн;
електроенергію;
охорону;
прибирання;
інтернет;
поточний ремонт;
рекламу магазину.
Фактично 160 м² використовує ТОВ, а 40 м² — ФОП: там знаходиться його товар, здійснюються його продажі, використовується його ПРРО.
Директор каже бухгалтеру:
«Поділи витрати між ними».
Саме тут не варто починати з проводки. Спочатку потрібно відповісти на три питання:
на якій підставі ФОП користується приміщенням → які витрати він фактично споживає → як розрахована його частка.
Крок 1. Спочатку оформлюємо саме користування приміщенням
Якщо ТОВ саме орендує приміщення і передає його частину ФОПу, спочатку перевіряємо основний договір оренди.
Стаття 774 ЦКУ передбачає, що передання орендованої речі іншій особі в піднайм можливе за згодою наймодавця, якщо інше не встановлено договором або законом.
Тому для нашого прикладу робоча модель може виглядати так:
ТОВ орендує 200 м² → 40 м² передає ФОПу в суборенду → до договору додається схема цієї частини приміщення.
У договорі або додатку бажано чітко визначити:
адресу;
загальну площу приміщення;
площу, яку використовує ФОП;
її розташування;
що саме передається разом із площею: стелажі, меблі, обладнання;
розмір орендної плати;
порядок оплати комунальних та інших супутніх витрат.
Сам запис про об'єкт у 20-ОПП не замінює договірну підставу користування. 20-ОПП повідомляє податковий орган про об'єкт, через який здійснюється діяльність; при оренді частини приміщення ДПС вимагає відображення відповідної інформації сторонами орендних відносин.
Крок 2. Не застосовуємо одну пропорцію до всього
Найпростіше рішення:
«ФОП займає 20% площі — отже нехай платить 20% від усіх рахунків».
Але саме тут і виникає помилка.
Для орендної плати площа справді може бути цілком логічною базою.
200 м² загалом.
40 м² у ФОПа.
Частка ФОПа:
40 ÷ 200 = 20%.
Якщо оренда всього приміщення становить 100 000 грн, економічно зрозумілий розрахунок:
100 000 × 20% = 20 000 грн.
Але тепер візьмемо електроенергію.
На 160 м² ТОВ розташовані стелажі та освітлення.
А на 40 м² ФОПа працюють:
три холодильники;
кондиціонер;
кавова машина;
освітлення.
Тоді ФОП цілком може споживати не 20%, а, наприклад, 45% електроенергії.
Отже, правило просте:
база розподілу має відповідати конкретній витраті.
Практична таблиця: що і за якою базою розподіляти
Витрата | Можлива база розподілу | Що бажано мати |
Орендна плата | площа | договір, схема приміщення |
Електроенергія | окремий лічильник | показники лічильника |
Електроенергія без окремого лічильника | потужність обладнання / години роботи / обґрунтована пропорція | розрахунок |
Вода | лічильник / кількість користувачів / характер використання | розрахунок |
Прибирання | площа | площа зон |
Охорона | площа, зона або погоджена частка | методика |
Інтернет | окрема точка / кількість користувачів / погоджена частка | розрахунок |
Поточний ремонт | конкретне майно або зона | акт, кошторис |
Реклама | хто фактично отримує рекламний результат | окремий розрахунок |
Спільний сайт | характер використання сайту | договірна модель |
Це не нормативно встановлені формули. Закон не визначає, що, наприклад, охорону обов'язково треба ділити за квадратними метрами.
Це внутрішня економічно обґрунтована методика підприємства.
Її завдання — дати відповідь на питання:
чому ФОП повинен заплатити саме 8 000 грн, а не 5 000 або 15 000 грн?
Приклад розрахунку за місяць
Припустимо, за серпень маємо такі витрати.
Витрата | Загальна сума | База | Частка ФОП | Сума ФОП |
Оренда | 100 000 | 40 із 200 м² | 20% | 20 000 |
Прибирання | 10 000 | площа | 20% | 2 000 |
Електроенергія | 30 000 | показники/розрахунок | 45% | 13 500 |
Охорона | 12 000 | зона обслуговування | 25% | 3 000 |
Інтернет | 2 000 | погоджена частка | 50% | 1 000 |
Разом | 39 500 грн |
Зверніть увагу: ми не отримали красиві 20% по кожному рядку.
І це нормально.
Навпаки, такий розрахунок краще показує фактичну модель використання ресурсів.
Який документ затвердити
Для постійної роботи двох суб'єктів не обов'язково розраховувати пропорції щомісяця «з голови».
Зручніше один раз визначити правила у:
Методиці розподілу витрат, пов'язаних із спільним використанням приміщення.
Це може бути окремий внутрішній документ ТОВ або додаток до договору — залежно від того, як побудовані розрахунки між сторонами.
Приклад Методики
МЕТОДИКА
розрахунку витрат, пов'язаних із користуванням приміщенням
Орендна плата розподіляється пропорційно площі, що фактично використовується сторонами.
Витрати на електроенергію визначаються за показниками окремого засобу обліку. За його відсутності — відповідно до розрахунку споживання електрообладнання з урахуванням його потужності та фактичного часу роботи.
Витрати на прибирання розподіляються пропорційно площі приміщень, якими користуються сторони.
Витрати на охорону розподіляються відповідно до площі/зони, яка охороняється в інтересах кожної зі сторін.
Витрати на послуги зв'язку та доступу до мережі Інтернет розподіляються відповідно до фактичного використання або погодженої сторонами частки.
Витрати на ремонт відносяться на сторону, в інтересах якої здійснювався ремонт відповідної частини приміщення або майна. Загальні ремонтні роботи розподіляються за окремим розрахунком.
Витрати на рекламу не розподіляються автоматично пропорційно площі приміщення. Їх розподіл здійснюється залежно від фактичного отримувача рекламних послуг та економічного результату реклами.
Щомісячний розрахунок оформлюється окремим документом із зазначенням первинної суми витрат, бази розподілу, коефіцієнта та суми, що припадає на кожну сторону.
Це вже дає бухгалтеру відтворюваний алгоритм.
Якщо через пів року ми відкриємо серпневий розрахунок, має бути зрозуміло, звідки взялися 20%, 45% або 25%.
Що прописати в договорі
Окремо бажано врегулювати, хто несе супутні витрати.
Наприклад:
«Орендар, крім орендної плати, відшкодовує Орендодавцю вартість фактично спожитих комунальних, експлуатаційних та інших послуг, пов'язаних із користуванням об'єктом суборенди.Розмір таких витрат визначається щомісячно відповідно до показників засобів обліку, а за відсутності можливості прямого визначення — відповідно до Методики розподілу витрат, що є додатком до цього Договору.Орендодавець надає Орендарю розрахунок із зазначенням загальної суми відповідної витрати, бази розподілу, частки Орендаря та суми, що підлягає оплаті».
Така конструкція значно краща за фразу:
«ФОП компенсує комунальні послуги».
Остання взагалі не відповідає на питання, як визначається сума компенсації.
Шаблон щомісячного розрахунку
РОЗРАХУНОК
витрат за серпень 2026 року
Договір суборенди № ___ від ___.
Загальна площа приміщення — 200 м².
Площа, що використовується ФОП — 40 м².
1. Орендна плата
Загальна сума — 100 000 грн.
Частка ФОП:
40 м² ÷ 200 м² = 20%.
До сплати:
100 000 × 20% = 20 000 грн.
2. Електроенергія
Загальна вартість — 30 000 грн.
Частка споживання ФОП згідно з показниками/розрахунком — 45%.
До сплати:
30 000 × 45% = 13 500 грн.
3. Прибирання
Загальна вартість — 10 000 грн.
Розподіл пропорційно площі — 20%.
До сплати:
10 000 × 20% = 2 000 грн.
Разом за розрахунком — 35 500 грн.
До розрахунку можуть додаватися копії рахунків постачальників, показники лічильників, розрахунки споживання та інші матеріали залежно від конкретної витрати.
Первинні документи
Стаття 9 Закону №996-XIV вимагає, щоб первинний документ містив, зокрема, зміст та обсяг господарської операції.
Тому документ:
«Компенсація витрат — 35 500 грн»
менш інформативний, ніж:
«Відшкодування/вартість витрат, пов'язаних із користуванням приміщенням за серпень 2026 року, відповідно до Розрахунку №8: електроенергія — 13 500 грн, прибирання — 2 000 грн, інші послуги — ...»
Конкретний вид первинного документа залежить від того, яка саме господарська операція передбачена договором.
І тут важливо не переплутати послідовність:
спочатку визначаємо операцію → потім документ → потім бухгалтерську проводку.
А не навпаки.
Окремо про ПДВ: «компенсація» не означає «без ПДВ»
Якщо ТОВ — платник ПДВ, назва платежу «компенсація комуналки» сама по собі не робить його нейтральним поверненням грошей.
ДПС виходить із того, що для небюджетного орендодавця суми, які орендар відшкодовує відповідно до договору оренди, включаються до бази оподаткування ПДВ як складова орендної послуги. Якщо ж за договірною моделлю маємо окреме постачання відповідних товарів або послуг, воно розглядається як окремий об'єкт оподаткування.
Тому перед тим як вирішувати:
який рахунок використовувати, який акт складати і чи нараховувати ПДВ,
потрібно відкрити договір і встановити:
що саме ТОВ надає ФОПу і за що ФОП платить.
Реклама — окрема історія
Найнебезпечніше автоматично включити до «спільних витрат» рекламу.
Наприклад, ТОВ платить за:
Google Ads;
Meta Ads;
SEO;
сайт;
дизайнера;
фотосесію;
банери.
А частину клієнтів, яких приводить ця реклама, фактично отримує ФОП.
Тут формула «ФОП займає 20% магазину, тому компенсує 20% реклами» не має очевидної економічної логіки.
Потрібно окремо встановити:
кого рекламують → хто отримує ліди → хто здійснює продаж → хто отримує дохід.
І вже після цього визначати правову модель та порядок розрахунків.
Що перевірити бухгалтеру: короткий алгоритм
Перед першим розрахунком між ТОВ і ФОП пройдіть сім кроків:
Хто фактично користується приміщенням?
На якій правовій підставі?
Яку конкретно площу використовує кожний суб'єкт?
Які ресурси та послуги споживає ФОП?
Яка база найбільш логічно показує споживання кожної витрати?
Чи закріплено порядок розрахунку в договорі/методиці?
Чи можемо ми через рік повторити розрахунок і отримати ту саму суму?
І лише після цього переходимо до первинки, ПДВ та бухгалтерського обліку.
Головне
Якщо ТОВ і ФОП реально працюють в одному приміщенні, не потрібно штучно робити вигляд, що вони не користуються спільними ресурсами.
Але й модель:
«ТОВ платить за все, а ФОП просто заробляє»
потребує пояснення.
Нормально організована схема має відповідати на просте питання:
чим користується ФОП, на якій підставі і яку частину відповідних витрат він реально несе.
І цифра в рахунку повинна з'являтися не тому, що бухгалтеру сказали «поділи якось», а з договору, фактичного використання ресурсу та зрозумілого розрахунку.
Нормативна база ТОВ і ФОП в одному приміщенні
Цивільний кодекс України — ст. 759, 762, 774: оренда, орендна плата та передання майна в піднайм (суборенду).
Закон №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — ст. 4 і 9: превалювання сутності над формою та вимоги до первинних документів.
Податковий кодекс України — п. 44.1, ст. 185, п. 188.1, ст. 201: документальне підтвердження операцій та ПДВ-наслідки розрахунків між сторонами.
Порядок обліку платників податків і зборів №1588 — розд. VIII та форма №20-ОПП: відомості про об'єкти, через які здійснюється діяльність.
Коментарі